Stödformer och stödnivåer

EU:s regler för statligt stöd sätter ramarna för medlemsstaternas möjligheter att med offentliga medel kunna stödja en viss verksamhet. Dessa regler gäller också för svenska statliga eller regionala bidrag. Reglerna finns i artiklarna 107-109 i EUF-fördraget (Fördraget om Europeiska unionens Funktionssätt). Där fastställs att statsstöd är förbjudet såvida det inte uppfyller vissa på förhand bestämda undantag. Syftet med reglerna är att se till att konkurrensen på EU:s inre marknad inte snedvrids. Offentliga stödåtgärderna kan se olika ut. Det kan till exempel handla om bidrag, lån på förmånliga villkor, borgensåtaganden, garantier, hyresnedsättningar eller reducerade offentliga avgifter och skatter.

Det finns två huvudsakliga undantagsregler som många utlysningar vilar på. Den allmänna gruppundantagsförordningen (GBER) och Stöd av mindre betydelse, som också kallas försumbart stöd eller De minimis stöd. GBER har nyligen ändrats (23 juni 2023) med en anpassning för stöd för gröna investeringar med möjlighet att ge högre stödnivå än tidigare. Den svenska regeringen kan begära en notifiering hos EU-kommissionen om man vill överstiga reglerna för statligt stöd i GBER för ett visst bidrag till ett företag.

För respektive utlysning så anges alltid vilka undantagsregler som gäller och vilka villkor som ska vara uppfyllda för att stöd ska kunna beviljas. Stödnivåer varierar mellan 20% upp till 100% beroende bland annat på vilken undantagsregel som gäller, storlek på sökande företag, typ av aktivitet och TRL nivå, med mera. Exempel på stödnivåer ses i tabellen nedan:

Tabell Maximal stödnivå i % av godkända kostnader per företagskategori

• Små företag definieras som företag som sysselsätter färre än 50 personer och vars årsomsättning eller balansomslutning inte överstiger 10 miljoner euro. Medelstora företag definieras som företag som sysselsätter färre än 250 personer och antingen har en årsomsättning som inte överstiger 50 miljoner euro, eller en årlig balansomslutning som inte överstiger 43 miljoner euro. För mer information om definition av företagsstorlek klicka här!
• Grundforskning definieras som experimentellt eller teoretiskt arbete som i första hand syftar till att förvärva ny kunskap om de grundläggande orsakerna till fenomen och iakttagbara fakta, och som inte syftar till någon direkt kommersiell tillämpning eller användning. Stödnivån är 100%.
• Industriell forskning definieras som planerad forskning eller kritisk analys, som syftar till att förvärva ny kunskap och nya färdigheter för att utveckla nya produkter, processer eller tjänster, eller för att markant förbättra befintliga produkter, processer eller tjänster. Stödets grundnivå är 50% men små företag kan få ytterligare 20% och bonus med max för vissa typer av samverkan eller spridning av resultat, totalt max 80% för små företag.
• Experimentell utveckling definieras som att förvärva, kombinera, forma och använda befintliga vetenskapliga, tekniska, näringslivsmässiga och andra relevanta kunskaper och färdigheter med syftet att utarbeta nya eller förbättrade produkter, processer eller tjänster. Det kan inbegripa utformning av prototyper, demonstration, pilotarbete, testning och validering av nya eller förbättrade produkter, processer eller tjänster i miljöer som motsvarar realistiska driftsförhållanden, där det primära syftet är att göra ytterligare tekniska förbättringar på de produkter, processer eller tjänster som ännu inte är fasta. Grundnivå för stöd är 25% men små företag kan få ytterligare 20% samt en bonus för viss typ av samverkan. Totalt max 60% i stödnivå.
• Genomförbarhetsstudie avser studier inför projekt som rör grundforskning, industriell forskning eller experimentell utveckling.
• De minimis stöd, eller försumbart stöd, enligt Kommissionens förordning (EU) nr 1407/2013 har ingen begränsning i stöd nivå (kan alltså vara 100%) men anger en beloppsbegränsning på 200 000 € i stöd räknat tre år tillbaka i tiden för beslutsdatum för bidrag.

Företagets medfinansiering, kostnader och utbetalning av stöd

För varje projekt man ska söka stöd för bör man göra en budget för projektets aktiviteter indelad i olika kostnadsslag. Baserat på villkoren i utlysningen söker man sedan stöd till en viss stödnivå av den totala projektbudgeten (se ovan). Ofta behöver man visa att man har förmåga att kunna medfinansiera den del av budgeten som inte täcks av stödet genom sin årsredovisning eller bankutdrag.

Medfinansiering innebär att företaget självt står för en viss del av de godkända havda kostnaderna i det ansökta projektet, det vill säga bokförda kostnader. Det kan till exempel vara egna lönekostnader. Företagets egen medfinansiering kan komma från företagets befintliga kassa, lån eller nytt ägarkapital. För ett litet företags innovationsprojekt torde det vara Almis lån som är möjligt att få eftersom de flesta banker inte tar den risk som Almi gör. Kontakta därför gärna Almi och fråga om deras innovationslån får användas för att medfinansiera ett innovationsprojekt. Almi har flera olika lånetjänster.

För vissa stöd godkänns bara vissa typer av kostnader, till exempel externa tjänster. I sådana fall kan man inte medfinansiera projektet med en egen arbetsinsats (dvs lön) utan medfinansiering sker i form av likvida medel. I undantagsfall kan egen arbetad tid värderas enligt en schablon. Grundregeln är dock alltid att det handlar om faktiska havda kostnader.

I vissa utlysningar godkänns ett schablonpåslag för indirekta kostnader. Det är kostnader man har för företagets drift men som är svåra att göra projektspecifika i sin redovisning. Det är oftast ett generellt påslag på lönekostnader.

Det är viktigt att ta reda på från när man får ha kostnader i ett ansökt projekt. Oftast är det från beslutsdatum, men i vissa fall är det från och med att man har lämnat in sin ansökan. Företaget står en egen risk att en ansökan inte beviljas finansiering, och därmed kan inte kostnaderna få en bidragsfinansiering.

Tidpunkter för utbetalning av stöd framgår av beslutet som skickas ut när en ansökan är godkänd. I vissa fall betalas stöd ut i förskott och vissa stöd, från tex regionen, får man stödet i efterskott då kostnaderna är betalda. Om man kan få ett förskott så är det oftast en procentuell andel av det totala beviljade bidraget. Resterande del betalas när man har rapporterat sina havda kostnader.

Bidragsfinansierade projekt ska ha en bokföring som visar projektets kostnader. Man tar ut ett projektnummer i bokföringen för projektet och till detta nummer bokas alla kostnader i projektet. Lönekostnader ska åtföljas av en tidsrapportering (månatlig) så man kan verifiera att den lönekostnad som tas upp i projektet är använd för projektets delaktiviteter. Fakturor ska innehålla en referens till projektet och bör ha en specifikation så att tjänsten eller inköpet inte kan ifrågasättas att den inte är en projektspecifik kostnad.

Do’s and Don’ts vid ansökningar – vad att tänka på eller saker att undvika vid ansökningar. Regionen har ju sina boxar att checka av vid vissa stöd som kan vara bra att ha i åtanke när man skriver (skapa arbetstillfällen, hållbara över tid, innovationshöjd etc), Vinnova har ju en del andra parametrar när de bedömer. Budget – hur ska man tänka där. Eller bara några saker som kan vara bra att veta när man väl har fått ett stöd, vad krävs.

Partnersök

Inom EU:s forsknings- och innovationsprogram och portalen Funding & Tenders finns en funktion för att söka partners för projekt inom olika EU program.

EEN (Enterprise Europe Network) torde kunna erbjuda hjälp med partnersök till Europeiska samverkansprojekt. EEN definierar sina tjänster som personlig rådgivning, internationella affärskontakter och personlig innovationscoachning. Almi Mitt ingår i EEN nätverket med Sandra Festin och Heli Blomberg som kontaktpersoner.

EU SME Support är en stödfunktion till företag som vill söka till EU-programmen Horizon Europe, EIC, Eurostars och European Innovation Fund. Enligt EU SME supports web så ska företag kunna diskutera möjliga projektpartners och konsortium.

För nationella projekt finns ingen särskild partnersöksfunktion men företag kan till exempel tala med finansiären för att få tips om projektpartners.

Generella råd vid ansökningar

• Börja med att läsa utlysningen för att få kunskap om:
• Utlysningens fokus och mål
• TRL nivå (se tidigare avsnitt om TRL och stödfomer) och därmed vilka typer av aktiviteter man kan ha i projektet
• Stödnivå i % av godkända kostnader och maximalt bidrag
• Krav på partnerskap (kan man söka själv eller krävs samverkan)
• Formella krav tex omsättningsstorlek, ålder på företag, typ av aktör
• Sista ansökningsdatum och datum då projekt får starta
• Hur kostnader beräknas, från beslutsdatum eller ansökansdatum och vilka kostnadsslag som godkänns (såsom indirekta kostnader)
• Mallar för ansökan och bilagor (såsom CV, budget och projektbeskrivning)

Skaffa sedan inloggningsuppgifter till den ansökansportal som den aktuella myndigheten har. Logga in och öppna upp ansökan för att se vilka frågor som behöver besvaras (om de inte har publicerats på utlysningens sida) och gör en planering utifrån vilka frågor man redan har svar på genom tidigare dokument (såsom företagets affärsplan) och vilka frågor som kräver vidare undersökning. Avgör om företaget klarar att skriva ansökan själv eller om man behöver ta in extern hjälp. Det finns ett flertal skrivarkonsulter för bidrag på den svenska marknaden.

Förbered någon eller några frågor och ta kontakt med den myndighet som utlyser bidraget. Gör så för att få en chans att dels få svar på frågor, dels för att introducera företaget och projektidén. Det är bra för framtida igenkänning och relation till myndigheten om man inte har den från tidigare samt för att få reda på om projektidén ligger i linje med utlysningens syfte och mål.

Vid skrivning av ansökanstexter försök att vara så tydlig och kort som möjligt. En ansökan kan till vissa delar liknas vid en pitching för en investerare. Det finns ett nuläge och en vision om vart man vill, vilka aktiviteter krävs för att ta sig dit, vad kostar det och vad ger det för avkastning i termer av omsättning, marknadsandelar, nya jobb och förbättrad miljö. Svara endast på den fråga som ställs och använd samma värdeladdade ord som finns i utlysningens syfte och mål. 

Det är bra att kunna referera till egna dokument (såsom marknadsundersökningar och kunddialoger, avsiktsförklaringar från kunder, affärsplan, marknadsplan, testresultat och rapporter som understödjer TRL nivån, publikationer och tidigare projektrapporter), allmänt publicerade dokument (såsom marknadsundersökningar och forskningsartiklar) eller policydokument (ny lagstiftning och standardisering).

Vid budgetering var rimlig så att man landar på en budget som man klarar av att medfinansiera och som klarar av att genomföra den plan man har i projektet. De som bedömer ansökningar har sett många tidigare ansökningar och har en god generell kunskap om lönenivåer och konsulttaxor. Samtidigt, en budget är bara en budget. Vid projektets genomförande så är det faktiska havda kostnader som gäller vid rapportering. De flesta finansiärer accepterar variationer i budgeten och man kan ansökan om att göra förändringar i kostnadsslagens fördelning i budgeten, och ibland även projektets slutdatum.

Det bästa sättet att lyckas med bidragsansökningar över tid är att ha en långsiktig plan över företagets teknik- och affärsutveckling på exempelvis tre års tid så man vet hur mycket pengar som behövs och för vad, samt vilka samarbeten som krävs för att nå dit man vill, affärsmässigt och tekniskt på denna tid. Med fördel kan man sätta leverabler och milstenar samt utveckling av TRL nivå på en sådan tidslinje. Kombinera denna tidslinje med en bidragskartläggning och bidragsanalys så man kan planera när man ska söka en viss typ av bidrag. Därefter ska man bevaka utlysningar och bygga kontakter med finansiärer och samverkansparter.

Håll ordning på beslut om bidrag och om dessa beslut avser försumbart stöd (belopp och beslutsdatum tre år tillbaka i tiden ska vara max 200 000 €). Spara projektdokument så att man har planer, texter och budgetar lätt tillgängliga när man ska göra en ny ansökan.